"Policías", un popular programa de televisión de telerrealidad/documental que se emitió durante unos 23 años, lo que lo convierte en uno de los programas de televisión más longevos de Estados Unidos. El programa era intrigante, a veces bastante humorístico, y ofrecía una visión de partes de la sociedad que pocos de nosotros hemos experimentado. Muchas veces, los sucesos llegaban a un punto en el que se requería apoyo de refuerzos, no sólo para resolver el problema, sino también como testigos y para dar cuenta de las acciones que condujeron a las detenciones si alguna vez se les interrogaba en el futuro.
Probablemente esté pensando: ¿qué relación tiene esto con el transporte de mercancías? A menudo damos mucha importancia y valor a nuestro propio conocimiento del producto, a nuestra experiencia en el sector o a los conocimientos y experiencias de nuestros clientes. Esto no quiere decir que estas cosas no sean necesarias o que no sean una gran ventaja, pero para garantizar que el cliente y los transportistas están informados desde el punto de vista de los costes de todos los aspectos de cada envío gestionado a través de Priority1, es esencial que la documentación se rellene correctamente desde el principio y en el momento de la entrega, así como que el cliente disponga de una copia de seguridad adecuada para impugnar los cargos que se hayan calculado incorrectamente una vez completado el envío.
El BOL es un documento legalmente vinculante que proporciona al conductor y al transportista todos los detalles necesarios para procesar el envío de la carga y facturarlo correctamente. Si en ese documento se excluye alguna información o es incorrecta, puede haber un problema de pruebas cuando llegue el momento de facturar en caso de discrepancia.
El recibo de entrega proporciona información importante sobre lo que realmente ocurrió una vez que el destinatario recibió la carga del transportista. Si el expedidor y/o el destinatario no están debidamente informados de lo que deben buscar en el momento de la entrega, pueden surgir complicaciones debidas a los elementos que el conductor marca en el documento o a lo que el destinatario no ha indicado en el documento, lo que también podría plantear problemas una vez facturado por el transportista. Es responsabilidad del cliente auditar el RD lo más de cerca posible en busca de infracciones, así como inspeccionar cada envío recibido.
Una documentación de respaldo válida es clave para presentar una "prueba" en los casos en que el transportista facture basándose en lo que el peso y la inspección podrían haber revelado, un error del sistema, etc. Las hojas de especificaciones de los fabricantes, las fotos de la carga antes y después, y las listas de embalaje son buenos ejemplos de documentos de respaldo. Desgraciadamente, los tiempos en que se presentaba un argumento sin pruebas han pasado a la historia, y los hechos documentados y el papeleo se han estandarizado en todos los ámbitos.
La documentación, la auditoría y la presentación de datos correctos desde el principio no eliminan las posibilidades de que surjan problemas durante o después del envío, pero son cruciales para limitarlos y corregirlos cuando disponemos de copias de seguridad válidas para demostrar nuestro caso.
John Redam, Director de Relaciones con los Proveedores
