"Faites confiance au processus et les résultats suivront", est-il écrit sur un papier collé au mur du bureau de Troy Lampley, responsable de l'assurance financière. Mais Troy et Nate Hastings, contrôleur de la société, savaient que le processus de gestion de l'arrière-guichet de Priority1 devait évoluer en fonction du rythme rapide et de la prospérité de l'organisation.
Priority1, société de logistique tierce basée à Little Rock, est en mode croissance depuis des années. Avec une croissance moyenne de 37 % par an, il peut être difficile de suivre l'expansion d'un point de vue opérationnel, d'autant plus que la croissance provient de nombreux secteurs de l'entreprise, notamment le transport de lots complets, le transport de lots partiels et l'entreposage.
Priority1 a déterminé que la technologie pouvait avoir l'impact positif le plus important sur la facturation des chargements partiels. "Les affaires étaient florissantes et nous continuons à établir de nouveaux records de vente chaque mois", déclare Nate. "Mais notre processus d'arrière-guichet n'était pas adaptable à la vitesse à laquelle nous nous développions. Notre indicateur clé, le DSO (Days Sales Outstanding), était meilleur que la moyenne du secteur, mais pouvait encore être amélioré.
Désireux de relever le défi, Priority1 a choisi HubTran pour faire partie de la solution.
Il s'avère que HubTran était un excellent choix.
Selon Troy, le résultat est le suivant : "Notre DSO a diminué de 4 jours, passant de 30,83 à 26,58. C'est une grande amélioration pour notre entreprise".
Priority1 était coincé dans la même routine que la plupart des autres 3PL - supposant que la douleur de la facturation des clients LTL faisait simplement partie de l'activité. Avec HubTran, ce processus est devenu pratiquement sans effort.
Les opérations de back-office ne doivent pas ralentir la croissance.
"L'amélioration de notre processus d'envoi des factures n'a jamais été une simple question d'économie. Il s'agit de mieux utiliser le temps des gens et HubTran nous a permis de le faire", déclare Troy.
"Notre plus grande difficulté était le temps nécessaire pour aller sur le site web de chaque transporteur et obtenir les documents nécessaires à la facturation, comme les BOL et les POD. Nous avons également établi une grande liste de référence, car les exigences de chaque client sont différentes", poursuit M. Troy.
La facturation se fait désormais automatiquement.
Avec HubTran, Priority1 dispose d'un processus simple pour la mise en lot et la révision des factures chaque jour. Les factures sont ensuite automatiquement envoyées aux clients avec leurs exigences exactes en matière de sauvegarde - qu'il s'agisse d'un lien sur lequel le client peut cliquer pour voir ses factures et les sauvegarder, ou d'un e-mail consolidé avec tous les documents corrects en pièce jointe.
Nate ajoute : "L'obtention et l'envoi de la documentation peuvent prendre beaucoup de temps. Nous ne savions jamais quand les courriels et leurs fichiers joints étaient rejetés des serveurs - les restrictions de taille des courriels de chaque client sont différentes. HubTran nous a permis de rationaliser l'ensemble de ce processus".
Priority1 économise de l'argent par d'autres moyens.
Troy souligne : "Tout le temps passé à préparer des copies papier des factures a disparu, à l'exception d'une petite partie. Nous économisons chaque mois 1 400 dollars rien que sur les frais d'affranchissement. Notre machine de mise sous pli, autrefois "high-tech", n'est plus qu'un gros poids de papier".
"HubTran nous permet également d'affecter facilement tous les coûts à la facture du transporteur approprié, tout en veillant à ne pas répercuter les coûts que nous ne pouvons pas facturer contractuellement", ajoute M. Troy.
L'intégration du TMS a été facile.
La magie opère chaque nuit lorsque HubTran accède aux sites web des transporteurs pour en extraire les documents de sauvegarde requis. Ces documents sont ensuite automatiquement joints aux chargements correspondants dans le TMS de Priority1, MercuryGate.
Ensuite, une fois les taux corrects et les factures validées, les données sont renvoyées à HubTran où des paquets de factures personnalisés sont créés pour chaque client.
"HubTran s'intègre parfaitement à MercuryGate et offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires en matière de back-office et de comptabilité", explique Nate.
Des progrès ont également été réalisés dans le domaine des collections.
"Les recouvrements sont plus faciles car les objections sont éliminées grâce à la disponibilité instantanée de ce dont les clients ont besoin. En cas de litige, il est facile d'indiquer au client qu'il peut consulter en ligne tous les documents justificatifs", explique M. Troy.
Grâce à HubTran, Priority1 peut même savoir quels clients ont consulté les e-mails de facturation ou si un e-mail a été rejeté.
Il ne faut pas oublier la simplicité avec laquelle il a été possible de démarrer.
"HubTran a travaillé avec nous pendant l'implémentation pour personnaliser certains flux de travail et le démarrage a été facile. Troy poursuit, "Il n'y a eu qu'une formation minimale requise et aucune assistance informatique permanente. Chaque nouveau client que nous ajoutons s'installe rapidement, avec toutes ses préférences enregistrées dans HubTran."
Les défis liés à la gestion des opérations de back-office auxquels Priority1 a dû faire face n'étaient pas uniques. Troy et Nate ont réussi grâce à une approche ciblée et à un choix judicieux de leur partenaire. Pour atteindre leurs objectifs, ils ont commencé par reconnaître le problème et se sont résolus à mettre en place le processus adéquat pour obtenir les résultats souhaités.
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